請求書の抜けは、どこで起きるか。現場で増えた工事、「あと少し」で止まる工事、作っただけの請求書、入金の確かめ方

公開 2026/07/06 更新 2026/11/04（直した内容）

トイレの便器の交換と床のシートの張り替えで、シートをめくると奥の合板が黒ずんで柔らかくなっていました。社長はお客さまに見せ、「このまま張ると床が沈むので、合板を張り替えてもいいですか。材料と手間で3万円ほど増えます」と説明し、その日のうちに大工が直しました。月末、事務の担当が作った請求書は最初の見積の金額のまま。翌月、大工の手間賃と合板の請求が届いて気づいたときには、お客さまの振り込みも領収証も済んでいて、その3万円は会社の持ち出しになりました。

請求書の抜けは、計算の間違いより、現場で決まったことが事務所に届かないところで起きます。この記事では、抜けが起きやすい三つの場面、現場で増えた工事、「あと少し」で止まる工事、作っただけで送っていない請求書と、入金がないときの確かめ方の順に見ていきます。

現場で増えた工事は、その日のうちに案件へ残す

追加の工事は、お客さまが目の前で了承しているので、現場の人には「決まったこと」です。けれど事務所には、誰かが伝えるまで存在しません。

現場で増えた工事の請求を、口約束のままにするやり方と、その日のうちに案件へ残すやり方で比べた図（説明用の例）

決めておくのは一つの動きです。現場で工事が増えたら、その場で案件に写真とひとことを残します。

床の合板を張り替え（トイレ奥、約半畳）。材料と手間で3万円ほど増えるとお客さまに説明し、了承済み。追加の見積をお願いします。

事務の担当はそれを見て、同じ案件に追加の見積を作り、そこから請求します。最初の見積の請求と、追加分の請求が同じ案件に並べば、何を請求したかを社長に聞き回らずに確かめられます。金額をその場で言い切れなかったなら、「金額は後日、見積でお伝えすると説明」と残し、お客さまに追加の見積を渡すまでを一つの用事にします。

小さな追加は1件なら数万円でも、年に10件抜ければ大きな金額です。材料費と手間賃は必ず出ていくので、抜けた分だけ利益がそのまま削られます。

「あと少し」の工事は、残りと次に動く人を書く

洗面所の内装と収納の交換で、大きな作業は終わり、お客さまも収納を使っています。けれど会社の一覧ではひと月「工事中」のまま。取っ手の一つが決めた品物と違い、正しい物が届いたら取り替える約束になっていたのです。事務の担当がそれを知ったのは、月末に「この現場、もう請求してよかったですか」と聞いたときでした。調べると、正しい取っ手は一週間前に倉庫へ届いていました。受け取った人は社長が再訪の日を決めると思い、社長は部品が届けば誰かが声をかけると思っていました。

「工事中」の一語では、職人が毎日入っているのか、部品を待っているだけなのか分かりません。工事の残りと請求の状況を、別々に書きます。

書くこと	例
残っている作業	取っ手一つの交換
待っているもの	品物は倉庫に到着済み
次に動く人	訪問日を決めるのは社長、お客さまへの連絡は今日の夕方
請求の状況	請求書は未発行。交換と確認の後に発行する約束

残りが小さいからといって、事務の側で勝手に「完了」にはしません。いつ請求するかは、契約やお客さまとの取り決めで決まります。完成後に一括で請求するのか、着手時や途中にも請求するのかを案件に残しておけば、「請求待ち」で止まっている理由が読めます。

「作成済み」と「送付済み」を別の印にする

「あの工事、請求書はもう送ったよね」。PDFはあり、金額も合っている。けれど送ったメールが見つからない。作り終えたところで、頭の中では「請求済み」になっていたのです。請求書を作る人と送る人が同じでも起こります。

請求の一覧にチェック欄が一つしかないなら、それが何を終えた印なのかを確かめてみてください。

作成中 → 内容確認済み → 送付済み → 入金確認済み

このくらいに分けるだけで、PDFを保存した段階で「送付済み」にする間違いを防げます。今の案件一覧へ欄を足すだけでも始められます。

送ったときは、日付、宛先、送付方法を残します。メールなら送信履歴と添付ファイル、郵送なら発送日を確かめられるようにし、送信エラーや宛先の窓口違いもその場で見ます。社内の「送付済み」の印だけで、相手が読めたことまで分かったつもりにはならないことです。再送するときは、新しい請求と区別がつくよう、同じ請求書の再送だと伝えます。

入金がないときは、催促する前に自社の記録を見る

入金予定日を過ぎた案件があれば、まず送付の記録、契約上の期日、口座の入金を照らし合わせます。振込名義が案件名と違う、複数件がまとめて支払われている、ということもあります。金額や名義が合わないときは、分からないまま入金済みにせず、確認が必要な案件として残します。入金の状況をこまめにつかんでおくことは、資金の予定を立てるうえでも役立ちます（参考資料1）。

自社の送り忘れが見つかったら、事情を説明して、請求書と支払条件を確かめます。遅れて送ったのに元の送付日を装ったり、自社の都合で支払期日を書き換えたりすると、話がこじれます。相手には「未入金です」と決めつけず、こう聞けます。

○月○日付の請求書について確認のご連絡です。当方ではまだ入金を確認できていないため、書類が届いているかと、お支払いの状況を確認させていただけますか。

確かめる日は月末の一回にまとめず、請求日と入金予定日に合わせて置きます。毎週短く一覧を見るなら、見るのは二つです。完成したのに請求の準備へ進んでいない案件と、送ったのに入金の確認が終わっていない案件。PDFの横に送った日があり、その先に入金を確かめた日がある。それだけで「あの一件、どうなった？」への答えが変わります。

bldlog で進めるなら

bldlog では、現場で工事が増えたら、スマートフォンから案件の「タイムライン」のタブに写真とひとことを書き込めます。宛先を選ばない書き込みは社内だけのメモになります。事務の担当は同じ案件に追加の見積を作り、発行した見積から請求書の下書きを作れるので、最初の見積の請求書と追加分の請求書が、同じ案件の請求のタブに並びます。

請求書は、下書き・発行済み・送付済み・一部入金・入金済みに分かれます。発行しただけなら「発行済み」、bldlog からメールで送ると「送付済み」になり、送付の記録が残ります。入金日・入金額・方法を記録すると「一部入金」「入金済み」に変わり、請求書の一覧を状態で絞り込めます。案件の請求のタブを開けば、下書きのまま止まっている請求書があるかも確かめられます。社長と事務の担当は、経営の数字の画面で、発行した請求書から出した月ごとの売上と、入金の合計を見られます。

請求書の画面で、入金日・入金額・方法を入れる欄 — 請求書の画面で、入金を記録する欄（見本）。

請求書の作り方と入金の記録は、見積から請求までで紹介しています。

記事の金額や場面は、説明のための例です。実際の事例や効果を示すものではありません。設備の適合や施工の可否は、対象商品の最新資料と現場の条件でご確認ください。

bldlog の機能についての記載は、2026/10/29 時点の内容です。

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参考資料

中小機構 J-Net21「黒字倒産とはどのようなものでしょうか？また、そうならないためにはどうしたらよいのでしょうか？」（入出金状況の把握）（2026/10/27 に確認）