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社長は「今月300万円」、事務は「入ったのは190万円」。受注額・請求額・入金額の分け方と、請求書の側に入金を記録するやり方

公開 更新 （直した内容）

「今月は300万円いった。久しぶりだな」。社長が決まった工事の見積を机に並べると、銀行の入出金を見ていた事務の担当が顔を上げます。「口座に入ったのは190万円です。来週の支払いも見てください」。社長はどこかの入金を見落としたのでは、と言い、事務の担当はまた自分の数え間違いかと画面を見直しました。

けれど、どちらも計算は合っていました。300万円は今月注文を受けた工事の税込合計、190万円は今月口座に入った工事代金の合計で、先月までに受けた工事の支払いも含まれています。単に110万円が未入金、という関係でもありません。

この記事では、「売上」の一語を分ける呼び方と、請求書を起点に入金を追うやり方の順に見ていきます。

「売上」を四つの言葉に分ける

社長の300万円には、来月着工するキッチンの工事も入っていました。注文はもらっていても、請求する時期も、振り込まれる日も今月ではありません。事務の担当が気にしていたのは、来週の問屋への支払いです。来月入る予定のお金を、来週の支払いには使えません。「売上があるんだから大丈夫だろう」と言われるたびに、工事が決まった話と今日の残高の話が混ざっていました。

「売上」を4つの言葉に分ける（説明用の例）
呼び方 中身 主に確かめる人と、確かめたいこと
受注額 新しく注文を受けた金額 社長。来月にどれだけ仕事が入っているか
請求額 請求書を出した金額 事務。期限までに請求を出せているか
入金額 実際に口座へ入った金額 事務。支払日までにお金があるか
入金予定 これから入る分の金額と予定日 両方。来週、来月の見通し

会社の帳簿に載せる売上は、これまでどおりの会計処理で集計します。変えるのは、毎週見る仕事の一覧での呼び方です。同じ月でも四つが同じ金額になるとは限らず、工事の進み方や支払いの時期が違えば、ずれていて当然です。

まず一件だけ選んで、注文を受けた日、請求書を出す予定の日、支払期限、実際に入った日を並べてみてください。前受けや分割の支払いがある案件は、一回ずつ分けます。そうすると、事務の担当が何を心配していたのかが社長にも見えます。

並べてみると、来週入る予定の入金の横に、まだ請求書を出していない案件が見つかることがあります。数字だけを見て「払ってもらえていない」と思っていたら、相手に失礼な催促の電話をするところです。

通帳から請求書を探さず、請求書の側に入金を書く

月末の夕方、通帳と会計ソフトの請求の一覧を一行ずつ見比べる。振込名義はカタカナで、請求書の宛名と合わないものもある。「この入金、どの工事のだっけ」と社長に聞いてもすぐには分からず、二件の入金がどの請求書のものか決められないまま翌月に持ち越す。

請求書は書類のソフト、入金は通帳と、記録が離れていると、月末に突き合わせる仕事が生まれ、それができるのは事情を覚えている人だけになります。突き合わせが遅れれば未入金に気づくのも遅れ、支払期限から一か月たっての催促は、お客さまにとっても「今さら」になりがちです。

逆にします。入金があったら、その請求書を開いて入金日と金額を書き込む。請求書を開けば「いくら入って、いくら残っているか」が分かる形です。

  • 分割で請求している工事や、一部だけ入った請求書も、残額が見えていれば取り違えません
  • 「入金済み」にするのは全額がそろってから。途中で入金済みにすると、残りの請求が一覧から消えたように見え、催促の機会を逃します
  • 振込名義はお客さまの氏名になることがあるので、社内のメモに名義を書き写さないようにします

記録は月末にまとめるより、入金を確かめたその日にする方が楽です。どの工事の入金かを覚えているうちなら、迷う時間がありません。週に一度、残額のある請求書だけを見返す日を決めておくと、期限を過ぎたものに早く気づけます。気づいたら、責める言い方ではなく、「行き違いでしたら申し訳ありません」と添えて確かめる連絡を入れます。

次の月末、社長が「今月の受注はいくらだった？」と聞き、事務の担当は受注の合計を答えてから、来週の入金予定を開いて「こっちはまだ予定です。入ったら日付を入れます」。仕事が急に増えたわけでも、支払いが楽になったわけでもありません。ただ、別の数字を見て言い合うことは減ります。

bldlog で進めるなら

bldlog の経営の数字の画面では、月ごとに、発行した請求書から出した売上、記録した入金の合計、発注書の納期から出した支払予定を、別々の数字として並べます。社長と事務の担当が見る画面です。

請求書は見積から引き継いだ明細をもとに作ります。下書きのうちに支払期限・取引年月日・備考を確かめ、「発行」から発行日を確かめて「発行する」を押すと帳票番号が付きます。「送付」からはメールで送るか、PDF を保存して手渡すかを選べます。

宛先・発行日・支払期限と、見積から引き継いだ明細、税抜合計と消費税・税込合計が並んだ請求書の下書きの画面
見積の明細を引き継いだ請求書の画面の見本です。

入金があったら、請求書の画面の「入金を記録」の欄で、入金日・入金額（税込）・方法を入れます。「入金済み（税込）」と「残額（税込）」が表示され、全額がそろうと請求書は「入金済み」になります。記録を間違えたときは、入金の一覧で取り消せます。メモ欄は任意です。

画面は、見積から請求までで紹介しています。

記事の金額や場面は、説明のための例です。実際の事例や効果を示すものではありません。設備の適合や施工の可否は、対象商品の最新資料と現場の条件でご確認ください。

bldlog の機能についての記載は、2026/10/29 時点の内容です。

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