担当者が休みの日にも、事務所で返事ができるように。案件の現在地の一行、「確認済み」の中身、完了報告に残すこと

公開 2026/06/20 更新 2026/11/04（直した内容）

土曜の昼、事務所の電話が鳴ります。「先週いただいた見積のことで、浄水器付きの水栓に変えた方の金額っていくらでしたか。工事日は来週の木曜で大丈夫そう？」。担当者は休みです。共有フォルダには「見積.xlsx」と「見積_修正2.xlsx」があるだけで、どちらをお客さまに渡したのか分かりません。「担当から月曜にお電話します」と答え、担当者の携帯にも電話して休みを邪魔してしまう。

担当者が休みの日でも、誰もが全部を判断できる必要はありません。「ここまでは分かるので返事ができる。ここから先は確認する」と区切れれば十分です。この記事では、案件の現在地の残し方、「確認済み」の書き方、完了報告の一文、電話を受けた人の答え方の順に見ていきます。

休みの日の問い合わせへの対応を、担当者の記憶に頼るやり方と、案件の経緯を会社で見るやり方で比べた図（説明用の例）

最初に見せるのは、案件の現在地の一行

途中から読む人が欲しいのは、打ち合わせの全経過より、今返事をしてよい範囲です。案件の冒頭にこんな一行があれば、話をつなげられます。

洗面台交換。第02版を提出済み。機種はお客さまと確認済み、色だけ返答待ち。発注はまだ。色の回答後、納期を確かめて工事日を相談する。

資料は多いが今が分からない案件と、一行で今が分かる案件の比較 — 詳しい資料は残したまま、今の状態を先に見せます。

これなら「あの色でお願いします」の電話にも、「色のご連絡ですね」と受け、色名と品番を確かめて記録するところまで進められます。詳しい見積や提案資料は、その下から開ければ足ります。

毎日の細かい日報を担当者に書いてもらおうとしても、現場を回り、帰ってから見積と発注書を作る人にはなかなか続きません。頼むのは二つだけにします。

お客さまに渡した見積には「提出済み」の印を付ける
見積を作り直したら、なぜ直したかを一行残す（例：「10/28 浄水器付きの水栓に変えた版2をメールで送付。工事日は11/12（木）で仮押さえ」）

「確認済み」は、何を誰と確かめたかまで書く

短くて便利な「確認済み」は、実際に決まった内容より広く受け取られがちです。社内で金額を確かめたのか、仕入先に仕様を聞いたのか、お客さまが工事の範囲を了承したのか。

書き方	読んだ人が分かること
確認済み	何が決まったか分からない
機種はお客さまと確認済み。色は未定	色を聞けば次へ進める
鏡を残したいとの希望	再使用できるかを調べる仕事が残っている
納期は未確認。色の決定後、担当者が仕入先に確かめる	誰がいつ何をするか

希望と決定も分けます。「鏡は残す」とだけ書くと、確認まで済んだと思われます。根拠になる写真やメールは転記せず、「対象範囲は洗面所全景の写真」「色の候補は10月26日の提案書」のように、どれを見ればよいかを示します。

引き継ぎのために別の報告書を作ると、普段のメモと二つを更新する仕事が増え、片方だけ新しくなれば、資料があるのに迷う状態に戻ります。普段の記録に決まったことと保留を残し、それがそのまま引き継ぎに使える形を目指します。

完了報告には、触っていない部分と次の連絡を書く

網戸の網を張り替えたお客さまから、「また途中で引っかかって。先日直してもらったばかりなんですが」と電話が来たとします。職人は休みで、写真にはきれいに張られた網が写っています。見積の明細も「網戸の網張り替え」。けれど、お客さまは網戸を使いやすくしてもらうつもりで、会社は網を張り替えたつもりでした。

報告を最後まで読むと、張り替えの前から閉める途中で重かったこと、戸車や枠は補修していないこと、工事後に開閉を確かめたことが書いてありました。ただ最後は「開閉について説明」で終わり、その続きを誰がいつ連絡するかが抜けていました。完了報告には次の四つを残します。

作業したこと
触っていない部分
残っている症状
次の相談が要るなら、連絡する人と時期（例：「開閉の確認について、月曜午前に三宅から電話」）

電話を受けた人は、分かる範囲で答え、残りの段取りを約束する

電話を受けた人は、案件の現在地と提出済みの見積を開き、金額や工事の範囲は見積書のとおりに答えます。判断が要ることは担当者に引き継ぐと伝えます。

記録の言葉で、お客さまの記憶を否定しないようにします。今困っていることに変わりはありません。原因や費用の扱いが決められないなら、それを伝えたうえで、誰がいつ連絡するかを約束します。問い合わせの記録には、以前からの症状、今の困り方、お客さまが期待していたことを分けて書き、連絡する担当と期限を入れます。

書き方が足りているかは、別の人に一件だけ見てもらうと分かります。「説明できる？」より、「この後、何をしてよい？」と聞いてみてください。答えに迷った場所が、メモを補う場所です。

bldlog で進めるなら

bldlog では、案件の登録、見積の作成、見積書の発行などが、案件のタイムラインに日時と操作した人と一緒に記録されます。担当者でなくても、その案件で何が起きたかをたどれます。見積には、お客さま向けの備考とは別に社内メモの欄があり、社内メモは見積書の PDF には載りません。協力会社の職人が完了報告を写真つきで送り、元請けが確かめて一言を添えることもできます。

案件の画面のタイムラインに、案件の登録・見積の作成・見積書の発行が日時と操作した人とともに並んでいる画面 — 案件のタイムライン（見本）。

発行した見積書・契約書・発注書・請求書は、「発行済み帳票」から取引日・金額・帳票番号などで探せます。お客さまの氏名や連絡先は bldlog に保存しない設計なので、電話を受けたら、どの物件の工事かを聞いて物件の呼び名と所在地で探します。画面は、見積から請求までで紹介しています。

記事の金額や場面は、説明のための例です。実際の事例や効果を示すものではありません。設備の適合や施工の可否は、対象商品の最新資料と現場の条件でご確認ください。

bldlog の機能についての記載は、2026/10/29 時点の内容です。