何を保存し、誰が使えるかを明確に
見積や仕入れ値は、会社の大切な情報です。お客さまの住所や連絡先も、預かれば守る責任が生まれます。bldlog は、施主の個人情報を保存せず、保存するデータは会社ごとに分けて管理する設計です。ここでは、お客さまの情報の扱い、会社ごとのデータの分け方、ログインと本人確認、メンバーの管理の順に、保存する情報と利用するメンバーを把握して使っていただくための仕組みを紹介します。
施主の氏名や連絡先は、保存しない
お客さま（施主）の氏名・住所・連絡先は、bldlog のデータベースに保存しない設計です。案件は物件の呼び名と所在地で管理します。案件名・物件名にも施主の氏名や電話番号を入れないでください。写真・メモ・添付ファイルに個人を特定する情報が含まれていないかも確認してください。
人名のような文字が入力された場合は、画面に注意を表示します。ただし、すべての個人情報を自動で検出・除去する機能ではありません。
取引先として登録する対象は、元請け・協力業者・問屋などの会社です。個人のお客さまは取引先に登録しません。
データへのアクセスを、会社ごとに管理
データとアクセス権は会社ごとに分けて管理し、ほかの会社からは見えません。自社の仕入れ値・掛率も、ほかの会社には表示しません。お客さま向けの見積書・請求書・画面にも、原価や仕入れ値は表示しません。送付前には、宛先と添付する帳票を確認してください。
重要な操作では、多要素認証で本人確認
単価の変更など、会社の設定に関わる重要な操作では、多要素認証を使います。パスワードなどに加え、スマートフォンの認証アプリに表示されるコードで本人を確認する仕組みです。
設定画面で認証アプリを登録し、QR コードを読み取って6桁のコードを入力します。会社の設定を任された方（社長や事務の責任者など）は、操作を始める前に登録してください。
いつものアカウントでログイン
Google のアカウントでログインできます。bldlog 用のパスワードを新たに作らずに始められます。メールアドレスとパスワードでのログインも選べます。
メンバーの招待と権限を管理
社員はメールで招待し、役割を設定します。役割は「メンバー」（案件や見積書など、日々の業務）と「管理者」（会社の設定を含む、幅広い操作）から選びます。役割を変更できるのは、会社を登録したオーナーだけです。
招待メールのリンクの有効期限は7日間、共有用リンクは72時間です。退職・異動などで利用が不要になった方は、メンバー管理画面で利用を停止してください。
設定を変更した経緯を確認
価格の選び方や1人工の単価を変更すると、履歴が残ります。設定画面では操作の記録（監査ログ）を確認でき、誰がいつ変更したかを後から調べられます。
必要なデータを、いつでも書き出せる
会社のデータは、管理者がいつでも書き出せます。解約しにくくする仕組みは設けていません。契約を続けるかどうかは、使ってみたうえで判断していただけます。合わなかった場合に必要なデータを取り出せることも、信頼していただくために大切だと考えています。
操作に迷ったときは
画面の「困ったら」から、よくある質問や画像付きの操作手順を確認できます。解決しない場合は、用件を選んで bldlogサポートへメールでお問い合わせください。電話・画面共有・訪問によるサポートは行っていません。
管理の方法を、会社でそろえられます
データの扱いが、どう変わるかをまとめました。
- これまで：Excel をメールで共有し、どれが最新か分からなくなる
- bldlog：会社の見積をまとめて管理し、発行済みの帳票は変更できない
- これまで：退職後も、誰がデータを使えるか把握しにくい
- bldlog：メンバー管理画面から、その会社へのアクセスを停止する
- これまで：単価を変更した人や時期が分からない
- bldlog：変更履歴と操作の記録を確認する
こんな会社におすすめです
次のような悩みがある会社に、とくに役立ちます。
- クラウドを使う前に、データの扱いや権限を確認したい
- 社員の入退社に合わせて、会社のデータへのアクセスを管理したい
- 施主の個人情報をなるべく持たずに、見積・請求の業務を進めたい
- 試用後に合わなかった場合も、必要なデータを取り出しておきたい
関連するコラム
- 人が入る日と辞める日に、見積と単価を誰が使えるか分かる状態にする。共有IDをやめる順番、日々の仕事と会社の設定の分け方、招待と停止の手順
社員の入れ替わりがあっても、見積と単価を誰が使えるか分かるようにする。
- 現場のデータを消す前に。残す理由と保存のルールを整理する
現場のデータを消す前に、残す理由と期間を決めておく。
- ソフトに預けた見積・請求書・写真を、やめた後も探せるか。読む書類と使うデータの分け方、取り出せる期限、発行済みの帳票をまとめて出す手順
ソフトをやめた後も、見積と写真を取り出せるか。
- 「うちの仕入れも見られるの？」を三つと二つに分けて聞く。ほかの会社・施主・社内の誰から見えないか、保存と統計利用の違い
問屋の仕入れ値や掛率は、会社の外にも、施主にも見せたくない情報です。
- 会社の単価や設定を変える入口を守る。多要素認証の考え方と登録の手順、スマホをなくした日の備え、「いつ変えた？」に記録で答える方法
会社の単価や設定を変える操作は、間違えても、なりすまされても影響が広く及びます。
- 入れたソフトを、使われるまで持っていく。どこから触るか、最初の一件の通し方、二重入力のやめ方、迷ったときに見る順番
ソフトの操作に迷うたびに詳しい人を探すと、聞く側も聞かれる側も手が止まります。
よくある質問
- お客さまの名前は、どこに書けばよいですか？
- bldlog には保存しないため、案件名や備考などにも入力しないでください。個人のお客さま向けの見積書は、宛名を空欄にして「様」を付けて作成します。印刷後に宛名を記入するなど、社内で定めた方法でお渡しください。
- 招待リンクの期限が切れたら、どうすればよいですか？
- メンバー管理画面で元の招待を取り消し、招待し直してください。
- 多要素認証は、全員に必要ですか？
- 会社の設定を任された方（社長や事務の責任者など）が、重要な操作を行う際に必要です。認証アプリを登録した後は、いったんログアウトし、認証コードを使ってログインし直してください。
- 退職した人のアカウントは、どう扱いますか？
- メンバー管理画面から利用を停止すると、その会社のデータにアクセスできなくなります。退職前に保存・出力されたファイルの回収や削除は、社内の運用で対応してください。
現在は、協力会社でのテスト運用に向けた準備段階です。一般提供はまだ開始していません。掲載画面は開発中のもので、品番・会社名・金額はすべて見本です。