ソフトに預けた見積・請求書・写真を、やめた後も探せるか。読む書類と使うデータの分け方、取り出せる期限、発行済みの帳票をまとめて出す手順
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数年使ってきた見積ソフトを変えることになり、「過去の請求書、聞かれたら出せるようにしておかないと」「発行した書類をまとめて取り出す方法、確かめたことがなかったな」と話が止まる。見積はPDFで保存でき、写真も取り出せたけれど、フォルダを開くと似た名前の画像がずらりと並び、どの現場のいつの写真か分からない。
見積ソフトに入っているのは、ソフトのデータであると同時に会社の仕事の記録です。いつ、どの物件に、いくらの見積を出し、いくら請求したか。取り出せないと、ソフトをやめる判断そのものが難しくなります。この記事では、導入の前に聞くこと、取り出した後も使えるかの確かめ方、発行済みの帳票をまとめて出す手順の順に見ていきます。
導入の前に聞いておく三つのこと
- 何を書き出せるか。 見積や請求の一覧なのか、発行した書類そのものなのか、写真や添付資料も含むのか
- 誰が、いつ書き出せるか。 やめると決めた後にしか取り出せない、問い合わせないと出せない、という形では普段の確認に使えません
- いつまで取り出せるか。 「解約後もしばらくデータを保管します」とあっても、その間に自分で開いたり出力したりできるとは限りません。契約の最終日、画面を使える期限、出力できる期限をそれぞれ確かめます。無料試用の終了と有料契約の終了でも、条件が同じとは限りません
件数が増えると、一件ずつ開く必要があるのか、まとめて保存できるのか、提供元への依頼や費用が要るのかで差が出ます。契約の前に一度聞き、実際にやめるときに最新の条件を確かめ直します。
「読み返す」と「次に使う」では、欲しいものが違う
| 後でやりたいこと | 確かめたい出力 |
|---|---|
| 提出した内容を読み返す | 当時の見積、日付、備考、提出した版 |
| 新しい見積へ項目を使う | 品名、数量、単位、単価などのデータ |
| 過去の工事を調べる | 写真、説明、案件名との対応 |
お客さまに「前の工事は何を頼んだんでしたか」と聞かれたら、日付、明細、備考まで入ったPDFが記録になります。似た工事の見積をもう一度作るなら、品名や数量、単価を取り出せる方が、PDFを見ながら打ち直すより楽です。CSVで出せる場合も中身を開き、数量、単位、備考まで入っているかを見ます。全部を別のソフトでそっくり再現する必要はなく、過去の記録は読むために残し、よく使う項目だけを移す方法もあります。
写真に型番が写っていても、どの案件の機器か分からなければ探し直しです。案件ごとに分かれるか、撮影時期や説明が残るか、現調・施工中・完成後を読み分けられるかを見ます。見積を出力するボタンで添付の図面や説明書まで保存されるとは限らず、画面のリンクもリンク先の資料を保存したことにはなりません。
試用中に一件を外へ出し、元のソフトを閉じて、取り出したファイルだけで、見積を読めるか、写真がどの工事か分かるか、図面が開くかを確かめます。別のソフトへ移すなら、少数の項目を実際に取り込み、数量や単位の対応も見ておきます。契約の前に聞く言葉も、「全部ダウンロードできますか」より、「やめた後も、この見積と写真を、案件名から探して確認できますか」の方が具体的です。
「去年の秋の請求書を全部」と頼まれたら
帳簿を見てもらっている事務所から「去年の9月から11月に出した請求書を、まとめて送ってもらえますか」。請求書が担当者ごとのフォルダとメールの添付に散らばっていると、そろえるだけで夕方が終わり、作り直した下書きと出した一枚が並んで手が止まります。
頼まれたのは「出した書類」か。 帳簿の確認なら、多くは発行して渡した書類が対象です。下書きまで渡すと、金額の違う同じ工事の書類が何枚も出て、相手は聞き返すしかありません。送るときに一言添えます。
9月から11月に発行した請求書を、帳票番号の順に送ります。作り直した分は、発行したものだけを含めています。
探す条件は期間と種類から。 頼まれた内容にそのまま書いてある確実な条件を先に使います。「税込で数十万円くらい」といった記憶の条件は、まとめて探すときには候補を落とす原因になります。
ファイル名は番号にそろえる。 「山田様_請求_最終」と「1031請求書」が並んでいては同じ規則で探せません。帳票番号でそろえれば、番号順に並べるだけで抜けが見つかり、飛んだ番号が取り消した書類か渡し忘れかを確かめるきっかけになります。お客さまの名前をファイル名に入れずに済むのも、外へ送るときに助かります。
送った後は、「何月分の請求書を、どの番号からどの番号まで送ったか」を残します。「期間と種類で探す」「番号で保存する」「送った範囲を記録する」を社内の手順として書いておけば、いつもの担当者が休みの日でも別の人が同じ形で出せます。
書き出したファイルは、会社の置き場所へ
ソフトの外に出たファイルは、会社が管理するものです。担当者のデスクトップや個人のフォルダに置いたままにすると、その人がいないと探せません。保存先のフォルダと見られる人を決め、年度ごと、帳票の種類ごとなど探し方に合わせて分けます。次の月末に、その月に発行した請求書だけを保存して会社のフォルダに入れてみると、いざというときの手順が分かります。
bldlog で進めるなら
bldlog では、会社のデータを、社長や事務の担当など会社の設定を任された人がいつでも書き出せます。解約しにくくする仕組みは設けていません。合わなかった場合に必要なデータを取り出せることも、信頼していただくために大切だと考えています。
発行した見積書・契約書・発注書・請求書・報告書は、「見積・請求」の上のタブの「発行済み帳票」から探せます。条件は取引日（から・まで）、税込金額（以上・以下）、取引先、帳票の種類、帳票番号で、組み合わせて使えます。「検索」で一覧を出し、条件をまとめて消すときは「条件をクリア」。一覧の行から PDF を保存でき、ファイル名は帳票番号になります。
画面は、データの扱いと利用者の管理と見積から請求までで紹介しています。
記事の金額や場面は、説明のための例です。実際の事例や効果を示すものではありません。設備の適合や施工の可否は、対象商品の最新資料と現場の条件でご確認ください。
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