現場のデータを消す前に。残す理由と保存のルールを整理する
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写真の保存先がいっぱいになった。古い現場から消そうとして、手が止まる。この写真、もう使わないだろうか。見積は別の場所にもあるはずだけれど、どれが最終版だったか思い出せない。
記録が増えたとき、「全部残す」か「全部消す」かで考えると決められません。先に、その情報を何のために残しているかを分けてみると、整理の順番が見えてきます。
古いかどうかより、残す理由を見る
工事内容を説明するため。修理の相談に答えるため。契約や請求を確かめるため。記録の役割はそれぞれ違います。同じ日付のファイルでも、要る理由が違えば扱いも変わります。
保存期間は、書類や契約、事業に関わるルールを確かめて決めます。「工事データは一律に何年で消す」と一つの年数で済ませるのは避けたいところです。法令や契約で残すべきものと、仕事のために会社が残したいものを分け、迷う書類は担当窓口や専門家に確かめます。
反対に、「いつか役立つかも」というだけで、私的な情報まで広く抱え続ける必要はありません。用途を説明できる記録と、たまたま写り込んだものや重複した作業用データ。まずこの二つを分けるところから始められます。
原本と、作業用のコピーを見分ける
印を書き込んだ写真、報告書に小さく貼った写真、受け取ったままの写真。見た目は似ていても、役目は違います。どれを原本とするか決めないまま整理すると、情報の欠けた版だけが残ることがあります。
見積や図面も同じです。編集途中のもの、相手に送ったもの、合意した内容が分かるもの。古い版を残すなら、今使う版と混ざらない形にします。ファイル名に「最終」を足していくより、何の状態かが分かる名前や置き場所の方が役に立ちます。
整理のついでに、元のデータを上書きしてしまわないこと。加工した作業用と、保存する記録を分けておけば、後から確かめたいときに元へ戻れます。ただ、コピーを増やすほど管理は複雑になるので、どこに何を置くかも一緒に決めます。
「二つある」は、備えになっているとは限らない
同じファイルが二つあっても、同じ端末の中なら、その端末が壊れたときに両方失うかもしれません。IPAの情報セキュリティ自社診断でも、重要な情報の消失に備えて定期的にバックアップを取っているかを確認項目にしています（参考資料1）。
使っている保存サービスの同期と、削除や故障から戻す仕組みも確かめておきます。ここで消したらほかの場所でも消えるのか。過去の版に戻せるのか。戻せる期間や手順はどうか。サービスごとに条件が違うので、名前だけで判断しないようにします。
設定画面を一度見ただけでは、備えができたとは言えません。必要なファイルを本当に取り出せるか、担当者が休みの日でも手順が分かるか。たとえば確認用の小さなデータで、戻す手順を一度試しておくと安心です。
残すことと、全員に見せることは別
記録を残すからといって、社内の全員や協力会社すべてに見せる必要はありません。その仕事に関わる人が、必要な範囲を見られれば足ります。IPAも、共有の設定を必要な人に限っているかを確認項目に挙げています（参考資料1）。
工事が終わったときや担当が替わったときは、共有先も見直します。リンクを知っていれば誰でも見られるのか、決まった人だけなのか、実際の設定を開いて確かめます。保存期間だけ決めて、見られる範囲が広がったまま、という状態は避けたいところです。
施主に渡す資料と社内に残す資料も、目的に合わせて分けます。社内のやり取りや、ほかの施主の情報が混ざっていないかを見てから渡します。
消す前に、一度立ち止まる場所をつくる
削除のたびに長い承認を回す必要はありません。ただ、大事な案件の記録を、担当者の判断だけで消せる状態は避けたいものです。消してよい条件と、確認が要る条件を分けておきます。
たとえば、不要と確かめた一時ファイルと、契約・図面・施工写真の原本は扱いを変えます。相談や行き違いが続いている案件、保証や修理の確認に使っている記録は、通常の整理に混ぜず、関係者で扱いを決めます。
大事な記録を整理したときは、対象と判断した日を残しておきます。後から必要になっても、経緯をたどれるようにするためです。端末や記録媒体を処分するときは、データを復元できないようにする方法も確かめます。これもIPAの自社診断にある項目です（参考資料1）。
終わった一案件で、手順を試してみる
いきなり会社じゅうの資料を整理しようとすると、決めることが多すぎて進みません。完了した一案件を選び、見積・図面・写真・連絡の記録がどこにあるかを確かめるところから始めます。
それぞれについて、残す理由と今の置き場所を書き出してみます。散らばっている資料、重複している資料、どれが原本か分からない資料が見つかれば、それが次の案件の保存方法を決める材料になります。
記録の管理は、容量を増やすことではありません。必要なときに、必要な人が、正しい版に戻れること。古い順に消す前に、その一枚を残した理由から考えてみてください。
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どのデータを保存し、誰が見られるようにするかの考え方は、データの扱いと利用者の管理で紹介しています。
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