給湯器交換の手配はどう変わる？ 電話とメモで進める場合、情報を共有して進める場合
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※この物語はフィクションです。現場で起こりがちな困りごとを、具体的なやり取りを交えて紹介しています。
朝、お湯が出なくなった家の一件を、施工会社の側から、2通りのやり方で並べてみます。
月曜の朝、加藤さんから「お湯が出ない」と電話が来ます。受付の村上さんが品番とリモコンの番号を聞き、社長の岡田さんが11時に見に行き、見積を出し、夕方に返事をもらい、翌日に職人の西田さんが取り付ける。工事の中身は、どちらのやり方でも同じです。違うのは、その間に誰が何回電話をかけ、何を何回書き写すかです。
電話とメモと紙で回すと
村上さんは、加藤さんから聞いた品番を手帳に書き、岡田さんの携帯に電話して読み上げます。岡田さんは運転中なので、あとで折り返してもらい、もう一度読み上げます。
岡田さんは問屋に電話して後継の品番を聞き、加藤さんの家で、前に作った給湯器の見積の紙を見ながら手書きの見積を書きます。リモコンは入れたか、処分費は入れたか。最後に見直します。社内で見ている仕入れの値段は、加藤さんに見せないよう、別の紙にしてあります。
事務所に戻ると、村上さんが手書きの見積をパソコンで清書し、娘さんにも送れるようにします。受注が決まれば、同じ品名と金額を発注書と請求書にもう一度書きます。
数えると、品番は手帳・電話・手書きの見積・清書・発注書と、5回ほど人の手を通ります。そのどこかで1文字違えば、届く給湯器が違います。
同じ案件の画面を開いて回すと
同じ一件を、事務所と現場で同じ案件の画面を開いて回すと、次のように変わります。
村上さんは電話を受けながら案件を登録します。岡田さんは、現場へ向かう前にタブレットで同じ案件を開けます。パソコンとタブレットで同じ案件のデータを見られるので、品番を電話で読み上げ直す必要がありません。
加藤さんの家では、見積の画面の「かんたん見積」で給湯器を選びます。既設の品番を入れると、登録された後継品の候補が一番上に出ます。号数から機種を選び、「リモコンを付けますか」「古い給湯器を撤去しますか」と順番に聞かれるので、答えると本体・リモコン・取付工賃・処分費が明細に入り、諸経費と消費税まで会社の設定どおりに計算されます。入れ忘れを最後に探すのではなく、聞かれる順番そのものが確認の手順になります。
既設の品番から見積を作る流れは、選んで答える見積で紹介しています。
お客さまとの打ち合わせは、見せる画面を分けて
加藤さんに見積を説明するとき、岡田さんは「施主に見せる」で、お客さまに提示するための画面に切り替えます。原価や仕入れ値は、この画面にも裏側のデータにも含めません。仕入れの紙を別にしておく工夫が、画面の使い分けに置き換わります。
岡田さんは見積を発行し、見積書の PDF を加藤さんに渡します。娘さんへは、加藤さんから写真ではなく PDF で送ってもらえます。夕方に娘さんから電話が来たときも、岡田さんは手元で同じ見積を開いたまま答えられます。
受注のあとは、書き写さずに下書きを作る
「お願いします」の電話が来たら、発行済みの見積の画面で「契約・発注・請求を作る」を押し、発注書と請求書の下書きをまとめて作ります。見積の明細と金額がそのまま入るので、品番をもう一度書く必要はありません。村上さんが確かめるのは、発注先と支払期限など、書類ごとに決めることです。
二つのやり方の違いは、工事の腕ではありません。同じ品番を何回書き、同じ説明を何回電話で繰り返すかです。一件ずつは小さな手間でも、月に何十件と重なれば、事務所の夕方の時間がそこに消えていきます。まずは次の一件で、品番が何回人の手を通ったかを数えてみると、どこから変えるかが見えてきます。
記事の金額や場面は、説明のための例です。実際の事例や効果を示すものではありません。設備の適合や施工の可否は、対象商品の最新資料と現場の条件でご確認ください。
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