見積ソフトは、自社の見積で試してから選ぶ。試す前に集める3件、変更を入れて見る場所、提出用のPDF、料金と残る作業の比べ方
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商品がたくさん入っている。写真も保存できる。AIも使える。説明を聞くほど便利そうなのに、選ぶとなると迷います。「それで、うちの見積は楽になるのか」がまだ分からないからです。試用を申し込んで最初に開いた日に、「さて、何の見積を作ってみようか」と手が止まることもあります。
見本のデータは、そのソフトがうまく動くように用意されたものです。自社に合うかは、自社の見積で試すと分かります。この記事では、試す前の準備、作ってから変更を入れて見る場所、提出用の形での確かめ方、料金と残る作業の比べ方の順に見ていきます。
試す前に、性格の違う3件と前後の紙を集める
よくある工事の1件だけだと、「普段の仕事は回る」ことしか分かりません。困るのは、たまに来る項目の多い工事や、何度も直した見積の方です。すでに終わった工事から3件選びます。完成形が分かっているので足りない項目に気づけ、提出期限も気にせず試せます。お客さまの氏名や住所は仮のものに置き換えても、操作は十分に確かめられます。
| 選ぶ見積 | 例 | 見ること |
|---|---|---|
| よくある小さな工事 | トイレや水栓の交換、明細10行ほど | いつもの見積がどれだけ早く作れるか |
| 項目の多い工事 | 水まわりをまとめて直した工事、内装と設備が混ざった工事 | 明細が増えたときの見やすさ、場所ごとに分けられるか |
| 途中で直した見積 | 商品を変えた、値引きの相談、範囲を減らした | 直すときの手間と、前の版がどう残るか |
見積書のほかに、その前に見た紙（現調のメモや写真、問屋の見積）と、後に作った紙（発注の控え、請求書、入金の記録）も一緒にします。並べると、今手で書き写しているところを数えられます。ソフトに替えて減るのは、この書き写しの回数です。原価や粗利を書いた社内のメモがあれば、お客さまに見せない数字をソフトのどこに置くのかも確かめられます。
そして3件それぞれに、「今いちばん手間がかかっているところ」を一行ずつ書きます。型番を探す時間、前の案件をコピーして消し忘れを探す時間、社長に見せるために別の表へ打ち直す時間。この一行が、ソフトを比べる物差しになります。この段階で過去の顧客や商品を全部登録する必要はなく、初回だけの設定と毎回要る作業は分けてメモします。
作ったら、あえて変更を入れる
洗面台交換の見積ができたら、こんな依頼を想定します。
本体を一つ下のグレードにして、壁紙は今回はやめたいです。
商品を替え、壁紙の工事を外し、関わる費用と説明を直し、合計を確かめる。この流れでどこを触るか迷わないかを見ます。本体だけ替えたのに付属品は前の機種のまま、工事を外したのに備考に「壁紙張り替えを含む」が残っている。新しく一度作っただけでは見逃しがちな点です。
自動で変わる場所と自分で直す場所、間違えたときに戻せるか、修正前の内容を確かめられるかも見ます。途中で直した3件目は、最初の版から順に作り直すと、版の残り方が分かります。現場からの電話で中断が多いなら、一度閉じて後で続きを開くところまで試し、「どこまでやったっけ」と迷わないかも確かめます。
最後は、お客さまが読む形で見る
画面ではきれいでも、PDFにすると長い商品名が切れたり、備考が次のページに離れたりします。普段送る形まで出力し、スマートフォンでも開いて、含む工事と今回やらない工事を読み取れるか、社内用の原価が出ていないかを確かめます。複数人で使うなら、確認する人にも見てもらいます。入力する人が楽になっても、確認する人が別の表を求めれば二重入力が残ります。
試した後のメモは、○×より分かったことを書きます。
| 確かめたこと | 記録の例 |
|---|---|
| 商品を探す | 普段使う略称で見つかった／型番の入力が必要だった |
| 内容を直す | 本体変更後、付属品の確認が必要だった |
| 提出する | いつもの説明を入れたPDFを、そのまま読めた |
| 迷ったとき | ヘルプで解決した／問い合わせが必要だった |
候補が複数あるなら同じ3件で試すと、違いはソフトの側だけに出ます。
料金は「うちが使うといくらか」にそろえ、残る作業を横に書く
料金表の月額は、何人で使う場合の金額か。入力する人だけでなく確認する人にもアカウントが要るなら、その人数で確かめます。保存容量や出力形式を足すと別料金になることもあり、「月額○円から」の最小構成と自社が使う構成は分けて読みます。年払いを12で割った表示か、税抜か税込かもそろえます。
入力担当が2人、確認する人が1人です。この使い方で、初年度に支払う合計と、翌年以降の合計を教えてください。
回答は条件と日付を添えて残し、以前の紹介記事の金額より、契約する時点の公式の案内を基準にします。税抜の仮の例で、Aは月額5,000円で初期費用なし、Bは月額7,000円で初期支援4万円なら、初年度はA 60,000円、B 124,000円、翌年以降の1年間はA 60,000円、B 84,000円です。この表だけでは決まらず、Bの支援が何をしてくれて、自社に要るのかで変わります。「初期設定を支援」とあっても、単価を決めたり元の資料を整理したりする仕事まで含むとは限らないので、こちらが用意するものと相手がやることを一緒に聞きます。
比較表には、月額の下に「社内で毎回残る作業」の欄を作ります。「提出用の書式へ転記する」「原価は別の表で管理する」「見積と同じ内容を発注時に打ち直す」。最初に書いた手間の一行と並べれば、何が減って何が残るかが見えます。減った時間を全部売上に換算する必要はなく、帰宅が早まる日も、数量を落ち着いて確かめられることも使う理由になります。ただ「毎日1時間は浮くはず」という見込みだけで決めず、試して実際に減った作業で見ます。人数を増やすときの料金、契約を終える手続き、データを取り出す方法と形式も、申し込みの前に確かめておきます。
試し終えたとき、「このソフトなら、毎回やっているあの作業が減る」と言えるなら、導入後に使う場面も見えています。言えなければ、機能をさらに巡る前に、最初に書いた一行に戻ってみてください。
記事の金額や場面は、説明のための例です。実際の事例や効果を示すものではありません。設備の適合や施工の可否は、対象商品の最新資料と現場の条件でご確認ください。
登録は不要です。